Техніка проведення співбесіди або інтерв’ю

Чому інтерв’ю так важливо, як підготуватися до співбесіди, як поводитися під час співбесіди, про що варто запитати — це коло питань, які розглянуті в статті.

Якщо ви найняли невдалого працівника, то винні в цьому тільки ви. Значить, ви не змогли розпізнати його під час інтерв’ю. Ми наводимо практичні техніки інтерв’ювання, які допоможуть вам використовувати адекватний тип питань, необхідний стиль спілкування і дадуть можливість зібрати максимум інформації про кандидата.

Багато статей, що стосуються теми проведення співбесід, орієнтуються на потреби працівників. Потенційним кандидатам дається багато практичних порад, обговорюються техніки поведінки на інтерв’ю та ін. Проте питання проведення інтерв’ю важливий і для другої сторони — потенційних роботодавців. Технікою проведення інтерв’ю повинні володіти не тільки працівники відділу кадрів, HR-менеджери, вище керівництво, але й начальники інших лінійних та структурних підрозділів компанії. Практика консультантів по кар’єрі показує, якщо фахівці з відділу кадрів проходять відповідну підготовку, то начальники різних лінійних відділів такої підготовки зазвичай не мають, хоча їх часто підключають до процесу проведення співбесід з тими кандидатами, які потім можуть стати їхніми підлеглими.
Чому інтерв’ю так важливо?

Відділ кадрів відповідає за пошук і підбір фахівців, верифікує дані резюме, при необхідності збирає додаткову інформацію про кандидата та ін. Якщо все нормально, то потім з цими кандидатами зустрічається той менеджер, у відділі якого він буде працювати. Важливо абсолютно чітко віддавати собі звіт в тому, що вам, як начальнику відділу, впритул працювати з тими людьми, яких ви приймаєте на роботу. Саме тому, ви повинні бути професіоналом у веденні інтерв’ю з можливим працівником. Інша причина криється в тому, що прийняте вами рішення відображає ваші здібності керівника. Який би не був вибір (хороший чи поганий), він безпосередньо відбивається на вас. Адже та людина, яку ви взяли на роботу, буде спілкуватися не тільки з вами, але і з вашим начальником, колегами, вашими підлеглими і клієнтами вашої компанії. У ході інтерв’ю ви повинні переконатися, що кандидат, якого ви припускаєте взяти на роботу, буде добре виконувати свої посадові обов’язки, зуміє знайти спільну мову з колегами та спрацюється особисто з вами.
Підготовка до співбесіди

Перед тим, як проводити співбесіду з кандидатами, вам слід приготувати кілька загальних питань. Напевно вам буде потрібно якийсь час, щоб уважно вивчити резюме кожного кандидата. Це допоможе вам приготувати ті питання, які безпосередньо відповідають трудовій біографії кожного кандидата, наприклад:

Що вам найбільше подобалося, коли ви працювали в компанії X?
Що вам найменше подобалося, коли ви працювали в компанії Х?
Розкажіть мені про вашого керівника в компанії Х.

Як поводитися під час інтерв’ю?

Ваше власну поведінку під час інтерв’ю так само важливо, як і поведінка самих кандидатів. Вам потрібно домогтися того, щоб ваші співрозмовники відчували себе досить вільно в розмові, що допоможе вам добитися від них більш чесних відповідей. Однак якщо ви не належите до типу менеджерів, які можуть діяти і спілкуватися зі своїми підлеглими розслаблено, то не слід противитися вашого звичайного стилю поведінки. Не забувайте лише наступне: рішення про те, наскільки потенційний кандидат відповідає пропонованим місцем роботи, залежить не тільки від того, як він себе покаже, але і від вас особисто. І той факт, чи підходить цей кандидат на цю посаду, необхідно з’ясувати саме під час співбесіди з ним. При цьому дуже важливо бути ввічливим і уважним. Погано, коли ви змушуєте вашого співрозмовника очікувати вас у приймальні або коли ви під час бесіди з ним раз у раз починаєте говорити по телефону або відповідати на дзвінки. Адже ця людина, з яким ви розмовляєте, може, буде у вас працювати. І не виключено, що й ви коли-небудь станете працювати у нього — адже сучасний світ так мінливий.
Мистецтво проведення інтерв’ю

Ключем до компетентного проведення співбесіди є збір інформації. І немає нічого більш важливого, ніж уміння проявляти гнучкість при постановці питань. Ви повинні вести процес співбесіди дуже професійно, гладко і комфортно. У будь-якій одній ситуації певний стиль проведення співбесіди може виявитися цілком відповідним, але в той же час в іншій обстановці він може призвести до того, що ви станете отримувати невірну інформацію або, що ще гірше, взагалі ніякої необхідної інформації. Нижче пропонуються 12 способів, які допоможуть вам адекватно відповідати на мінливу обстановку, використовувати необхідний стиль і отримати максимум необхідної інформації.

Питання, що потребують короткої відповіді (загальні питання)
Це тип питань, які дуже часто задають і якими дуже часто зловживають. Як часто вам доводилося чути, коли інтерв’юери задають, наприклад, такий загальний питання, як «Чи можете ви працювати в умовах пресингу?». На таке питання можливі лише відповіді «так» чи «ні», але хто ж дасть негативну відповідь. Тим самим інтерв’юер не отримує жодної інформації, яка могла б допомогти оцінити даного кандидата в порівнянні з іншими. Хоча такі питання — не самий відповідний спосіб проведення співбесіди, все ж вони можуть принести свою користь. Загальні питання підходять в тих випадках, коли ви хочете підтвердити той чи інший факт або перевірити отриману раніше інформацію. Приклад загальних питань: «Ви можете почати працювати вже в цей понеділок?», «Так ви працювали в компанії Xerox протягом десяти років?». Також ви можете використовувати цей тип питання для того, щоб внести деяку різноманітність в бесіду у випадку, коли вам потрібно задати цілий ряд питань на одну і ту ж тему.
Питання, що потребують розгорнутої відповіді (відкриті питання)
Логічно подібний тип питань є протилежністю першому типу. Відповідаючи на відкрите питання, кандидат не зможе обійтися однозначною відповіддю, тому відповідь передбачається розгорнутим. Наприклад, таке питання, як «Наскільки успішно виходить у вас працювати в умовах пресингу?», Є відкритим питанням, яке передбачає, що кандидат буде давати докладну відповідь. Досвід показує, що цей тип питання переважніше загального питання, він ставить кандидата в таку ситуацію, в якій він змушений розповідати, наводити приклади, а вам залишається тільки слухати. Такі питання зазвичай починаються з таких слів, як «Мені б дуже хотілося послухати про те, як ви …», «Цікаво дізнатися …», «Не могли б ви розповісти мені …».
Питання про попередній досвід роботи
Подібний спосіб останнім часом став представляти собою окремий стиль проведення співбесіди. Питання про попередній досвід роботи ґрунтуються на припущенні, що дії, вчинені в минулому, можуть зумовлювати дії в майбутньому. Тобто вважається, що людина буде трудитися на новому місці роботи так само, як він трудився і на попередніх роботах. Ці питання є відкритими за своєю логічною структурі, однак центром уваги в них стають приклади з минулого досвіду кандидата. Зазвичай подібні питання починаються з таких фраз, як «Розкажіть мені про те, як ви …», «Наведіть мені приклад того, як …», «А коли ви займали посаду …». Задавати такі питання слід на самому початку співбесіди для того, щоб кандидат відразу зрозумів, що від нього потрібні докладні деталі з його минулого досвіду. У такому випадку у нього не буде спокуси вводити свого інтерв’юера в оману по ходу співбесіди. Питання про попередній досвід роботи створюють правильну установку для кандидата.
Питання про слабкі сторони кандидата
У процесі співбесіди дуже часто виникає спокуса повірити в те, що якщо кандидат міцний у якійсь одній області, то значить, і в інших сферах він може показувати блискучі результати. Однак далеко не завжди так відбувається. У той момент, коли над головою кандидата починає сяяти німб і хор ангелів, що оспівують його гідності, починає заглушати навіть телефонні дзвінки, прийняті вашим секретарем, саме час перехреститися і прокинутися від цього спокусливих блаженства — пора спробувати звернути увагу на слабкі сторони кандидата. В цьому випадку добре спробувати наступне питання: «Ну що ж, все це прекрасно. Ну а чи можете ви пригадати який-небудь випадок зі своєї практики, коли ви не були на висоті? »Або« Ну а тепер, не могли б ви мені навести приклад того, чим би самі не стали б пишатися? ».
Розкриття негативних рис кандидата
З’ясувавши, що у кандидата є деякі слабкі сторони, ви можете задовольнитися цим відкриттям і продовжувати співбесіду далі. Але може статися й така ситуація, коли відповідь кандидата викличе у вас занепокоєння і ви порахуєте важливим розкрити негативні риси вашого співрозмовника. Наприклад, кандидат розповів вам про випадок на одній зі своїх попередніх робіт, коли він для досягнення певної мети вважав за необхідне діяти в обхід свого безпосереднього начальника. Тут вам, як менеджеру, треба буде гарненько задуматися над тим, що якщо така поведінка характерна для цієї людини, то навряд чи це буде розумним — запрошувати його працювати в вашій команді. Відповідно, вам необхідно буде зробити зусилля, щоб глибше розкрити негативні риси цього кандидата. Тут можна використовувати таку фразу, як «Це цікаво, чи знаєте. Давайте ще поговоримо про ті випадки у вашій практиці, коли вам доводилося … ». Подальша розмова на цю тему допоможе вам виявити негативні риси і, можливо, вбереже вас від поганого працівника. З іншого боку, може виявитися, що ця конкретна негативна ситуація була лише винятком у практиці даного кандидата і що про це і не варто турбуватися.
Рефлексивні питання
Рефлексивні питання — прекрасний спосіб перейти від однієї теми до іншої. Вони допомагають вам контролювати хід бесіди незалежно від того, наскільки балакучий ваш співрозмовник. Якщо, наприклад, кандидат починає закидати вас непотрібною інформацією щодо своєї попередньої роботи, потік його промови легко можна перервати за допомогою рефлексивного питання, який дозволить вам переключитися на іншу тему розмови. Для цього потрібна лише одна фраза, яка додається до пропозиції, вимовному вами — «чи не так (добре)?». Наприклад, «Часу у нас не так багато, і я вважаю, що непогано було б перейти до іншого питання, чи не так?». Відповіддю кандидата (рефлексом) буде згода, що дозволить розмови просуватися далі в потрібному вам напрямку.
Дзеркальні затвердження (повтор фраз)
Це майстерна форма випробування, яка застосовується одночасно разом з таким найбільш ефективним інструментом, як мовчання. Цей спосіб полягає в тому, що ви повторюєте або перефразіруете яке-небудь ключове твердження (заяву), а потім мовчки спостерігаєте за вашим співрозмовником, час від часу киваючи головою і слухаючи його з видимим інтересом. Подібні питання потрібно використовувати для того, щоб виділити суть відповіді вашого співрозмовника і з’ясувати якомога більше подробиць. Ваше завдання — просто повторити суть якого-небудь висловлювання («Отже, якщо вам трапляється запізнитися на роботу на дві години, то ви потім на ці дві години затримувався на роботі, щоб зробити те, що повинні були зробити»), потім замовкнути і дозволити кандидату більш докладно висловитися з приводу цієї фрази.
Альтернативні питання
Альтернативними питаннями дуже часто зловживають, так як вони дозволяють інтерв’юеру демонструвати свою владу. Саме питання вимагає, щоб кандидат вибрав таку відповідь, який був би найменшим із зол. Наприклад, «Що, на ваш погляд, є меншим злом: розтрата або шахрайство?». Існує, однак, чітка межа між абсурдними альтернативними питаннями і добре продуманими питаннями, що потребують активної роботи думки. Для більшості інтерв’юерів подібний метод є корисним для того, щоб перевірити, як і наскільки добре кандидат вміє приймати рішення і здійснювати вибір альтернативи. Найлегший і найбільш ефективний спосіб використання подібного роду питань полягає в тому, щоб задіяти ситуацію з реального життя, в якій можна було б ретельно розглянути два абсолютно різних підходи. Потім ця ситуація повинна бути представлена у вигляді питання, який починався б зі слів: «Цікаво дізнатися, а що б ви зробили, якщо …» або «Яке рішення ви запропонували б в ситуації, коли …».
Рефлексивні питання, які містять частково правильну інформацію
Цей тип питань застосовується для того, щоб розговорити людину, яка у всьому і з усім згоден, для розмови з невиліковно некомпетентними людьми, з диваками, які ніяк не бажають надавати інформацію, а також з тими, хто цілком компетентний, але невиліковно закомплексований. Метод полягає в наступному: потрібно привести частково правильне висловлювання і попросити кандидата погодитися з ним. Просто вражає, скільки можна дізнатися за допомогою цього методу. Наприклад, «Я завжди вважав, що обслуговування клієнта починається з того моменту, коли він оплачує рахунок. Ви згодні зі мною? ». Даний приклад рефлексивного питання, що містить частково правильну інформацію, завжди приносить найдивовижніші відповіді. Спробуйте цей тип питання в своїй практиці, і ви зможете дізнатися таке …
Навідні запитання
У цьому випадку ви спрямовуєте вашого слухача на певний тип відповіді. Часто такі питання виникають випадково по ходу того, як інтерв’юер розповідає про специфіку компанії, де працюватиме даний кандидат. Інтерв’юер може з гордістю сказати, що «наша компанія зараз переживає бурхливий ріст і нашим співробітникам доводиться докладати всі свої зусилля, щоб обслуговування клієнтів залишалося на висоті», а потім запитати: «Як ви вмієте справлятися зі стресом?». Кандидат знає, що для того, щоб у нього зберігся шанс отримати цю роботу, йому потрібно відповісти на це питання відповідним чином, що він і робить. Не можна сказати, що зовсім не рекомендується використовувати навідні запитання. Справа в тому, що, як і загальні питання, вони повинні застосовуватися у відповідній обстановці. Найкраще — це використовувати їх для підтвердження будь-якої інформації, для того, щоб змусити кандидата більш детально викласти свою точку зору на якусь певну тему. Наприклад: «У нашій компанії існує правило, що клієнт завжди правий. Що ви думаєте з цього приводу? ». Але до цього прийому слід вдаватися тільки в тому випадку, коли ви вже з’ясували переконання кандидата, що зачіпають певну область. У будь-якому випадку, як би там не було, навідні питання не повинні використовуватися на самому початку співбесіди. Також цей тип питання не повинен йти поряд з рефлексивними питаннями.
Перефразування питання
Погано сформульоване питання, яким би гарним він сам по собі не був, втрачає свою значимість і призводить до того, що ви можете отримати неповну або невірну інформацію. Але правильно сформульований і поставлене питання дозволяє отримувати точну відповідь, який можна ретельно зважити і вірно оцінити. Давайте розглянемо той приклад, коли вам потрібно дізнатися, чи може ваш потенційний працівник працювати в умовах пресингу. Багато інтерв’юери задають зовсім просте запитання: «Чи вмієте ви працювати в умовах пресингу?». Хоча намір саме по собі хороша, але стиль питання обраний абсолютно неправильно. Причин для цього декілька (ми вже говорили про них раніше):
а) цей тип питання вимагає лише короткої відповіді «так» чи «ні»;
б) поставлений таким чином питання ясно показує кандидату, яку відповідь ви хочете від нього почути.
Щоб зрозуміти, як потрібно правильно сформулювати подібне питання, давайте подивимося, як це вміє робити репортер в газеті. Він застосовує всі обговорені нами типи питань, але він робить це таким чином, що кожен поставлений їм питання дозволяє йому отримати відповідь з різною точки зору на одну й ту ж проблему. Репортер запитує, хто, що, навіщо, коли, де і як. У нашому прикладі ви робите те ж саме, з’єднуючи загальне питання з деякими іншими питаннями. Зверніть увагу на те, скільки потрібної інформації ви можете отримати у відповідь на свої розпитування:
Чи вмієте ви працювати в умовах пресингу? (Загальне питання).
Розкажіть мені про той випадок, коли вам доводилося працювати в умовах пресингу (відкрите питання).
Отже, важко було працювати в цейтноті? (Дзеркальний питання).
Яким чином виникла ця пресингових ситуація?
Хто винен у тому, що ця ситуація виникла?
Як могла така ситуація виникнути?
Що стало причиною виникнення цієї ситуації?
Тут вам пропонується 8 різних версій одного і того ж питання, і кожна версія розкриває окремий аспект особистості кандидата, його вміння працювати. Майже кожне питання можна відповідним чином перефразувати. І дійсно, подібний метод призводить до того, що можливості для запитань теоретично безмежні — це залежить лише від вас самих. Помните: не следует сразу принимать первый же ответ кандидата на любой из ваших вопросов. У вас есть полное право более внимательно изучить проблему и поискать слабые стороны. Если вы чувствуете, что в ответе чего-то не хватает, попробуйте перефразировать ваш вопрос. По крайней мере, пока вы не спросите, вы и не узнаете.
Вопросы-погонялки
Некоторые неповоротливые и не очень сообразительные люди нуждаются в том, чтобы их постоянно подгоняли. Поэтому, если вам приходится столкнуться с таким кандидатом, то вы можете использовать следующие три метода.

Если вы не удовлетворены первым ответом или, наоборот, этот ответ вам настолько понравился, что вы хотите услышать продолжение, то скажите: «Расскажите, пожалуйста, об этом подробнее. Это очень интересно» или «Не могли бы вы привести еще какой-нибудь пример?».
Вы можете выслушать ответ и затем добавить: «А что вы почерпнули из этого примера?». Это прекрасный метод перефразирования, который может помочь вам оценить способности кандидата к размышлению и оценке, а также его эмоции. Кроме того, пока кандидат будет отвечать, у вас будет достаточно времени поразмыслить и распланировать дальнейший ход беседы.
Наверное, самый лучший метод получения информации — это просто сидеть, внимательно смотреть на вашего собеседника и при этом ничего самому не говорить. Все люди чувствуют себя неуютно, когда в беседе наступает пауза. Вспомните, например, какую-нибудь вечеринку, где вам приходилось присутствовать, когда во время беседы наступила тишина. Не прошло и пары секунд, как несколько человек вдруг заговорили одновременно. Эту человеческую слабость можно с пользой для себя использовать и во время интервью. Ваш собеседник подумает: «А он молчит, значит, наверное, ждет, чтобы я ему еще что-нибудь рассказал. Должно быть, он не совсем удовлетворен моим ответом». Даже вам, как интервьюеру, поначалу будет сложно справляться с эффектом молчания во время беседы, но в конечном итоге это в значительной степени оправдается.